08Oct 2021

Offre d’emploi – secrétaire

Nous recrutons un(e) secrétaire de direction (3/4 temps).

Présentation de l’organisation
Le CJLg est une organisation de Jeunesse affiliée à la COJ et reconnue comme Service de Jeunesse par la Fédération Wallonie-Bruxelles. Elle a pour objectif principal d’améliorer la qualité d’accueil et d’animation des enfants de 2,5 à 15 ans. Pour ce faire, elle organise des formations de cadres et des vacances pour enfants qui veillent à rendre chacun acteur. Elle met son expertise au service des projets des participants (enfants, jeunes et adultes) afin de développer leurs potentialités et d’en faire des « CRACS » : des citoyens responsables, actifs, critiques et solidaires. Elle offre également ses services d’animation, de formation et de coordination à d’autres associations.

Votre fonction
Le (la) secrétaire assure, dans le respect de la mission et du cadre institutionnel et sous l’autorité de la directrice générale, la gestion quotidienne de l’administration du secrétariat de l’asbl. Accessoirement, il/elle codifie et enregistre aussi la plupart des écritures comptables.

Les tâches principales sont les suivantes :
• Au niveau de l’activité de l’asbl :
o Assurer le suivi administratif global : rédaction de courriers, dossiers de reconnaissance et du suivi auprès des pouvoirs publics, rédaction de rapports, de demandes de subsides et de justificatifs, mise en place et suivi des formations et des animations, assurances,
o Réaliser des analyses statistiques relatives à l’activité de l’asbl, l’encodage des données et la rédaction des documents de préparation pour les rapports social et d’activité,
o Encoder les inscriptions, les paiements, établir les factures et assurer le suivi des inscriptions,
o Effectuer des comptes-rendus, procès-verbaux de réunions et d’évaluations,
• Au niveau de la gestion des actions :
o Gérer le prévisionnel des actions à court, moyen et long terme. Respecter des échéances et tenir à jour les calendriers et les réservations de locaux,
o Gérer les demandes et les octrois des certifications et des brevets,
o Rédiger différents rapports et dossiers relatifs aux actions mises en place,
o Organiser le classement, la gestion des dossiers et du partage informatisé ainsi que l’archivage des documents,

• Au niveau de la gestion quotidienne :
o Accueillir, recevoir, renseigner les différents demandeurs, institutionnels ou privés, les visiteurs au téléphone et par courriel,
o Gérer les stocks des différentes fournitures de bureau,
o Réceptionner, filtrer, répartir et assurer le suivi du courrier et du courriel,
o Faire le lien entre le personnel et la direction pour les procédures, les plannings, les programmations,

• Au niveau de la gestion comptable :
o Codifier les extraits financiers,
o Introduire les écritures comptables relatives aux mouvements financiers dans le programme comptable.

Profil recherché :
• Etudes supérieures, secrétaire ou assistant(e) de direction ou équivalent,
• Posséder une expérience probante dans la gestion d’un secrétariat est un plus,
• Maîtrise des principaux logiciels informatiques et d’internet,
• Excellentes capacités orales et rédactionnelles ; orthographe impeccable,
• Esprit de synthèse et capacité d’organisation, méthode, ordre, rigueur,
• Être disposé à suivre des formations complémentaires en rapport avec sa fonction,
• S’investir pour assurer le développement de l’asbl,
• Disposer, si possible, de connaissances comptables,
• Connaître le secteur et s’y intéresser est un plus,
• Capacité à suivre des procédures, à travailler en collaboration, à respecter des consignes, à travailler seul et en équipe,
• Attitude respectueuse vis-à-vis du public, sens du service, de l’accueil et de l’écoute,
• Disponible et flexible dans son travail,
• Faire preuve de discrétion et respecter le secret professionnel.

Notre Offre
Nous vous proposons un contrat à ¾ temps (28h30’/semaine) et à durée déterminée (renouvelable) dans une asbl à taille humaine, jeune et dynamique.
Vous pouvez compte sur un salaire compétitif et une série d’avantages extra-légaux. Le salaire correspond à l’échelon 4.1. de la classification professionnelle établie par notre commission paritaire (CP 329.02).
Le lieu de travail se situe à Ans (au sein de notre siège social). Les prestations sont réalisées selon un horaire de bureau classique.
L’engagement est prévu dès que possible.

Comment poser votre candidature ?
En envoyant votre CV et votre lettre de motivations à Madame Christiane Giot, directrice, rue Gilles Magnée, 59, 4430 Ans ou par mail à info@cjlg.be.
Date limite de rentrée des candidatures : le dimanche 31 octobre 2021.